現場の手作業を減らす、8つの業種別デモ

導入前の困りごと

電話やSNSで受けた予約を紙とホワイトボードで管理。席が足りるかを、そのたびに人数を数え直して確認していた。

仕組みの流れ

電話やDMの予約を1つの台帳に集約し、席数の確認と店内共有を支えます。

1. 人受付時
   予約を入力

   スタッフが日時・人数・氏名・連絡先を入力します。

2. 自動登録ボタンの後
   空席を判定

   滞在時間中に重なる人数を確認。上限を超える予約は保存しません。

3. 自動保存後・定期更新
   予約を共有

   台帳に保存し、本日のボードへ表示。来店結果などを月次で集計します。

4. 人接客の前後
   来店結果を記録

   ボードで来店・取消・無断を記録。変更時は内容を確認します。

あえて作らなかったこと

導入前の困りごと

紙のカルテを探すのに時間がかかり、「そろそろ来店の時期」のお客様への声かけは、スタッフの記憶頼みだった。

仕組みの流れ

来店履歴から声かけの時期を見つけ、再来店への対応を支えます。

1. 人来店のたび
   施術内容を記録

   顧客を選び、来店日・施術・担当・料金・薬剤などを登録します。

2. 自動保存・集計時
   来店間隔を計算

   過去の履歴から、その人の来店周期と経過日数を計算します。

3. 自動毎朝・月次
   候補と数字を届ける

   声かけ候補を店長へ通知。新規・再来や転換率なども集計します。

4. 人候補を確認して
   お客様へ声をかける

   連絡の同意と直近の対応を確認して連絡し、結果を記録します。

あえて作らなかったこと

導入前の困りごと

予約確認の電話を全員にかけていて、受付の時間を圧迫。無断キャンセルや直前の変更にも気づきにくかった。

仕組みの流れ

予約の案内と回答をまとめ、電話が必要な患者さんだけを見つけます。

1. 人予約受付時
   予約・連絡先を登録

   受付が患者情報と予約日時、連絡方法・同意を確認します。

2. 自動毎朝
   予約をメールで案内

   3日前と前日に案内を送信。送信結果をログに残します。

3. 人患者さんの操作
   回答を確定する

   メールから確認画面を開き、「来院します」「変更したい」を確定します。

4. 自動回答後・毎朝
   回答と要電話を整理

   回答を台帳へ反映。未回答・変更希望などの電話対象を受付へ通知します。

あえて作らなかったこと

導入前の困りごと

職人がスマホで撮った写真がチャットに流れて埋もれ、後から「あの工程の写真」を探すのに何十分もかかっていた。

仕組みの流れ

現場で送った写真を案件・工程ごとに整理し、検索と共有につなげます。

1. 人案件を始める時
   案件とQRを用意

   事務所が案件を登録してフォルダ作成を実行し、専用QRを現場へ渡します。

2. 人撮影・報告時
   QRから写真を送る

   撮影者・工程を選び、写真と必要なコメントを送信します。

3. 自動送信ボタンの後
   写真を整理・保存

   画像を縮小し、案件・工程のフォルダへ保存。写真台帳へ記録します。

4. 人確認・共有時
   探して見せる

   案件・工程・撮影者・期間で検索し、案件別アルバムを確認・共有します。

あえて作らなかったこと

導入前の困りごと

タイムカードを月末にExcelへ転記し、夜勤や休憩の計算を手作業で実施。打刻漏れの確認が翌月にずれ込んでいた。

仕組みの流れ

日々の打刻を集計し、打刻漏れや修正事項を早めに確認できます。

1. 人出退勤・休憩時
   名前とPINで打刻

   従業員が名前と暗証番号を入力し、出勤・退勤・休憩を記録します。

2. 自動打刻後・毎朝
   時間と異常を集計

   勤務予定と打刻を照合。夜勤も集計し、不足・不整合を管理者へ通知します。

3. 人不備や申請を確認
   修正・有給を承認

   本人が申請し、管理者が内容を確認して承認します。元の打刻は残します。

4. 自動承認反映・出力操作後
   月次資料を作成

   勤務時間・有給残を集計し、管理者の操作でCSVを書き出します。

あえて作らなかったこと

導入前の困りごと

紙カルテでは前回の状態と比べにくく、「次はいつ来てもらうか」の案内が担当者ごとにばらついていた。

仕組みの流れ

部位ごとの経過を見える形で残し、施術の振り返りと案内に役立てます。

1. 人施術のたび
   部位と点数を記録

   顧客を選び、部位別の痛み（0〜10）、施術内容、次回推奨日を登録します。

2. 自動保存・カルテ表示時
   前回と比較する

   同じ部位の前回記録との差を計算。履歴と折れ線グラフを表示します。

3. 自動毎朝・毎週
   院長へ候補を通知

   次回推奨日が近い方や、推奨日を過ぎて記録がない方を知らせます。

4. 人カルテ・通知を見て
   説明と連絡を行う

   経過をお客様と確認し、同意と状況に合わせて次回の案内を行います。

あえて作らなかったこと

導入前の困りごと

毎月の請求書を1件ずつ手作業で作成し、通帳の入金と突き合わせ。金額違いや未収の発見が遅れていた。

仕組みの流れ

請求書作成と入金照合をまとめ、変更点や未収の確認に集中できます。

1. 人請求月の準備
   名簿・料金を更新

   生徒・受講・割引を整え、対象月を指定して請求生成を実行します。

2. 自動生成メニュー実行後
   請求と差分を作成

   請求額を計算し、前月との差分を一覧化。確認後の操作でPDFとメールを作成します。

3. 人発行前・入金確認時
   金額を確認・CSV取込

   差分と請求額を確認して発行。振込明細を取り込み、未一致の入金を確認します。

4. 自動取込・照合操作後
   入金と残額を整理

   一致する請求と入金を照合。確定した入金を累計し、未収・要確認を一覧化します。

あえて作らなかったこと

導入前の困りごと

顧問先ごとの申告・届出の期限をExcelに手で転記。担当者の頭の中にしかない期限があり、確認が属人化していた。

仕組みの流れ

顧問先の情報から期限を作成し、担当者の確認と進捗共有を支えます。

1. 人開始時・変更時
   属性とルールを登録

   顧問先の属性・担当者と期限ルールを登録。制度や契約の変更時に見直します。

2. 自動月次などの設定時刻
   期限タスクを作成

   対象業務を抽出し、土日祝の調整と社内前倒し期限を計算します。

3. 自動毎朝
   担当別に通知する

   近い期限・超過をまとめて通知。資料待ちの催促は有効化した場合に実行します。

4. 人業務・提出の後
   提出済みを確定

   実際の仕事を終え、メールの確認画面で提出済みを確定。例外は台帳に記録します。

あえて作らなかったこと